Jotta yritys saisi tuotteitaan ja palveluitaan myydyksi, on elinehtona toimiva ulkoinen viestintä. Potentiaalisille asiakkaille on viestittävä tehokkaasti uusista tarjouksista tai esimerkiksi muutoksista aukioloajoissa. Tämän menestyvät yritykset ovat huomioineet hyvin.
Se, mikä pääsee unohtumaan helposti, on yrityksen sisällä tapahtuvan viestinnän hoitaminen. On äärimmäisen tärkeää, että henkilökunta tietää mitä yrityksessä tapahtuu nyt ja lähitulevaisuudessa.
Esimerkkinä voidaan ottaa yritys, jossa uuden tuotteen lanseerauksesta ei tiedotettu myyntikonttoreita. Myyntikonttorin henkilökunta kuuli asiasta vasta silloin, kun asiakas olisi halunnut ostaa kyseisen tuotteen. Siinähän sitten yrität myydä asiantuntevasti tuotetta, jonka toiminnoista tai ylipäätään mistään siihen liittyvästä tiedät vähemmän kuin puhelimen toisessa päässä oleva asiakas.
Hyvin hoidettu sisäinen viestintä parantaa henkilökunnan viihtyvyyttä ja lievittää esimerkiksi vaihtelevan markkinatilanteen aikana sitä epävarmuuden tunnetta, jolloin ihmiset pohtivat “Tulevatko ne YT:t meillekin vai eivät?”. Kun henkilökunta tietää miten firmalla menee, voivat he omalta osaltaan vaikuttaa entistä enemmän toiminnan tulokseen.
Esimerkki huonosti valikoidusta sisäisestä tiedottamisesta on esimerkiksi suurempi yritys, jonka tiedotuspolitiikkaan kuuluu työntekijöiden informoiminen uusista yritysostoista ja saaduista suuremmista tilauksista. Kun taas toisessa maassa sijaitsevalla tehtaalla aloitettiin YT-neuvottelut, jätettiin siitä tiedottaminen kokonaan väliin, eli tahdottiin välittää ainoastaan hyviä uutisia. Tämä valitettavasti johtaa siihen, että henkilökunta alkaa negatiivisten asioiden tultua julkisuuten pohtia mitä muuta työnantaja heiltä salaa. Olisikin siis ehdottoman tärkeää viestiä sekä negatiiviset että positiiviset asiat henkilöstölle tarpeeksi aikaisin, jotta vältytään työtehoa alentavien salaliittoteorioiden kehittelyltä.
Tiedotuskanavana ainakin allekirjoittanut suosii sähköpostia, jolloin uutiset saadaan välitettyä suoraan asianosaisten nenän eteen. Etenkin tärkeät uutiset tulisi julkistaa massapostituksina, koska ilmoitustaululle tai intranetin syövereihin piilotettu tieto jää varmasti osalta huomaamatta. Kiinteät ilmoitustaulut alkavat olla mennyttä aikaa, koska useampi työntekijä lukaisee mieluummin tarinat omalta näytöltä kuin hakeutuu silmäilemään seinälle kiinnitettyjä lippuja ja lappuja. Vähemmän tärkeät ja kiireettömät uutiset taas voidaan julkaista esimerkiksi henkilöstölehdessä tai intranetissä, joihin työntekijät voivat tutustua silloin kun (ja jos) heitä huvittaa.
Sähköisen viestinnän aikakaudella luulisi informaation tavoittavan helposti jokaisen – näin ei kuitenkaan ole. Voimme jokainen omalta osaltamme pyrkiä parantamaan oman työpaikkamme viestintää joko keskustelemalla suoraan asiasta vastaavien henkilöiden kanssa tai aloitetoiminnan välityksellä.
